(Version mise à jour le 20/10/2024)
La présente politique de confidentialité a pour but d’exposer aux personnes concernées la manière dont sont collectées et traitées leurs données à caractère personnel et notamment :
Les termes, mentionnés ci-dessous, ont dans la présente Politique de confidentialité, la signification suivante :
En vertu des dispositions de l’article 5 du Règlement européen 2016/679, la collecte et le traitement des données par OXILIA se fera conformément aux principes suivants :
Dans le cadre de son activité, OXILIA est amenée à traiter des données personnelles. Elle a notamment besoin de ces données pour les finalités suivantes :
Quelles sont les données collectées ?
Afin de réaliser les finalités de traitement énoncées ci-dessus, OXILIA peut être amenée à collecter :
Pour les aides à domicile : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail, CV, diplômes, casier judiciaire, carte vitale, numéro de sécurité sociale et RIB.
Pour les familles : nom, prénom, coordonnées de contact, état de dépendance de la personne aidée et informations bancaires (en cas de mandat).
Sur quelles bases légales les traitements d’OXILIA sont-ils fondés ?
Afin d’expliquer clairement sur quelles raisons se basent les traitements de données présentés, un tableau a été dressé ci-dessous
| Traitements | Bases légales |
|---|---|
| Mise en relation et présélection des aides à domicile | Exécution du contrat de mandat avec les familles (article 6.b RGPD) |
| Gestion des candidatures et des profils des aides à domicile | Exécution du contrat de mandat, obligations légales relatives au droit du travail et intérêt légitime d'OXILIA pour la gestion de sa base de données (articles 6.b et 6.f RGPD) |
| Création des comptes utilisateurs pour les aides à domicile et les familles sur la plateforme et ses logiciels associés | Intérêt légitime d'OXILIA à promouvoir ses services (article 6.f RGPD) |
| Établissement de devis et de contrats de mandat avec les familles | Exécution du contrat de mandat et consentement (articles 6.b et 6.a RGPD) |
| Réalisation des démarches administratives pour le compte des familles (URSSAF, déclaration d’embauche, gestion des salaires, etc..) | Obligation légale (article 6.c RGPD) |
| Gestion comptable et facturation (logiciels Ogust et Mangopay) | Obligation légale en matière de comptabilité (article 6.c RGPD) |
| Gestion de la relation client et suivi des prospects (logiciel Nocrm) | Intérêt légitime d'OXILIA à gérer la relation commerciale et à fournir des services adaptés (article 6.f RGPD) |
| Envoi de SMS ou d’e-mails pour relancer les familles sur l’évolution de leurs besoins | Intérêt légitime d'OXILIA à entretenir la relation client (article 6.f RGPD) |
| Prévention des fraudes et vérification de l’authenticité des utilisateurs | Intérêt légitime à sécuriser l'accès à ses services (article 6.f RGPD) |
| Conservation des traces de contacts et des échanges avec les familles et les aides à domicile | Intérêt légitime pour la gestion des dossiers et pour répondre aux éventuels litiges (article 6.f RGPD) |
A. IDENTITÉ ET COORDONNÉES
Le responsable du traitement des données à caractère personnel est la société OXILIA SAS au capital de 27 830 € et ses filiales, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nîmes sous le numéro 798 511 317, et dont le siège social est sis 8 avenue des acacias, 30400 Villeneuve-lès-Avignon.
Le représentant légal est M. Frédéric ARNAUD
E-mail : contact@oxilia.fr
Numéro de téléphone : 0805385579
Site vitrine OXILIA : https://www.oxilia.fr
B. OBLIGATIONS DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES
En tant que responsable du traitement, OXILIA s’engage à protéger les données à caractère personnel collectées, à ne pas les transmettre à des tiers sans que l’Utilisateur n’en ait été informé et à respecter les finalités pour lesquelles ces données ont été collectées.
De plus, la société s’engage à notifier toute personne concernée en cas de rectification ou de suppression des données, à moins que cela n’entraîne pour celle-ci des formalités, coûts et démarches disproportionnées.
Dans le cas où l’intégrité, la confidentialité ou la sécurité des données à caractère personnel est compromise, le responsable du traitement s’engage à l’informer par tout moyen.
Le service interne de OXILIA est le principal destinataire des données personnelles traitées dans le cadre de la mise en relation entre les familles et les aides à domicile, ainsi que pour la gestion des dossiers de mandat. Cependant, OXILIA peut être amenée à partager des données avec divers partenaires et prestataires pour le bon déroulement de son activité. Ces destinataires agissent en conformité avec les obligations légales et contractuelles en matière de protection des données.
Ci-dessous, la liste des principaux partenaires d’OXILIA :
Dans le cas où la loi l’impose, il est à noter que certains tiers autorisés (juridictions concernées, médiateurs, avocats, huissiers et autres auxiliaires de justice) peuvent avoir accès aux données personnelles traitées.
La durée de conservation des données personnelles collectées par OXILIA est limitée et déterminée en fonction des finalités pour lesquelles elles sont collectées, conformément aux exigences légales, contractuelles et réglementaires. Les informations collectées pour la gestion des profils, candidatures, et présélections des aides à domicile sont conservées le temps nécessaire, afin de répondre aux obligations réglementaires en matière de gestion administrative et de preuve en cas de contrôle par les autorités (Direction du travail et URSSAF essentiellement).
Les données collectées auprès des familles, notamment pour l’établissement de devis, la gestion des mandats et le suivi des prestations, sont conservées pendant une durée de 3 ans après la fin de la relation contractuelle, à compter de la dernière interaction ou sollicitation de leur part.
Au-delà de cette période, elles sont archivées ou supprimées, sauf si une obligation légale impose leur conservation plus longue. Les documents comptables (factures, contrats, justificatifs, etc...) contenant des données personnelles sont conservés pendant une durée minimale de 10 ans, conformément aux obligations fiscales et comptables en vigueur. Ces documents ne sont consultables que par des personnes dûment habilitées à des fins de vérification et de contrôle.
Les données stockées sur les serveurs d’IONOS (et antérieurement sur Platform.sh) restent hébergées tant que les services d'OXILIA sont actifs. Les données hébergées sont soumises aux mesures de conservation mises en place par ces prestataires. Pour en savoir plus, OXILIA invite à consulter la Politique de confidentialité de ces hébergeurs (Cf Article 6 : Destinataires des données).
À l'issue des périodes de conservation, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées afin de garantir leur confidentialité et leur sécurité.
OXILIA s’engage à ne pas transférer de données personnelles en dehors de l’Union Européenne (UE) ou de l'Espace Économique Européen (EEE), sauf dans les cas où un tel transfert serait nécessaire pour la fourniture de ses services et où les garanties appropriées seraient mises en place. Toutefois, certaines situations pourraient éventuellement nécessiter un transfert de données vers des pays situés en dehors de l’UE/ EEE, par exemple si OXILIA travaille avec des prestataires de services techniques (tels que des fournisseurs de services cloud ou de communication) dont les serveurs sont situés en dehors de l’UE/ EEE.Dans ces cas, OXILIA veille à ce que :
Les prestataires avec lesquels elle travaille respectent les dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et offrent un niveau de protection adéquat des données personnelles.
Les transferts soient couverts par des garanties appropriées, telles que des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, des règles d'entreprise contraignantes (BCR), ou tout autre mécanisme de conformité reconnu. Les personnes concernées soient informées de ces transferts et de leurs droits relatifs à la protection de leurs données personnelles.
OXILIA s’assure que les transferts de données sont limités aux données strictement nécessaires pour atteindre les finalités définies et que les données demeurent protégées pendant et après le transfert.
Conformément à la réglementation, les personnes concernées par le traitement de leurs données disposent de droits.
Afin que OXILIA, en sa qualité de responsable du traitement des données fasse droit à aux demandes d’exercices de droits, les personnes concernées sont tenues de lui communiquer : leurs prénoms et nom ainsi que leur adresse e-mail, et de prouver leur identité en communiquant une copie d’une pièce d’identité leur appartenant.
La société est tenue de répondre aux demandes d’exercices des droits des personnes concernées dans un délai de 30 (trente) jours maximums à compter de la réception de la demande.
Quels sont les droits sur le traitement des données ?
1) Droit d’accès, de rectification et droit à l’effacement
Les personnes concernées peuvent prendre connaissance, mettre à jour, rectifier ou demander la suppression des données les concernant. Les informations personnelles peuvent être modifiées à tout moment.
2) Droit à la limitation et à l’opposition du traitement des données
Les personnes concernées ont le droit de demander la limitation ou de s’opposer au traitement de leurs données, excepté s’il existe des motifs légitimes et impérieux pouvant prévaloir sur leurs intérêts et leurs droits et libertés.
3) Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un procédé automatisé
Les personnes concernées ont le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un procédé automatisé si la décision produit des effets juridiques les concernant, ou les affecte de manière significative de façon similaire.
4) Droit de déterminer le sort des données après la mort
Les personnes concernées peuvent s’organiser et définir le sort de leurs données collectées et traitées s’il décède.
Comment exercer les droits ?
Les droits sur le traitement des données peuvent être exercer à tout moment en contactant OXILIA à l’une des adresses suivantes :
Adresse mail : rgpd@oxiliacare.fr
Adresse postale : sis 8 avenue des acacias, 30400 Villeneuve-lès-Avignon
En cas d’absence de réponses ou de refus de réponse de OXILIA aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées, les personnes concernées ont la possibilité de porter réclamation en saisissant la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, https://www.cnil.fr) à l’adresse suivante :
OXILIA s'engage à respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la loi Informatique et Libertés en matière de sécurité et de confidentialité des données personnelles. La société met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité des traitements de données à caractère personnel et assurer la confidentialité des informations enregistrées. Ces mesures incluent, mais ne sont pas limitées à :
Les données traitées par OXILIA sont hébergées chez des prestataires offrant des standards de sécurité élevés, tels que IONOS et Platform.sh. Ces hébergeurs garantissent des connexions sécurisées, un chiffrement des flux de données entre le site et les serveurs, ainsi qu’une redondance des serveurs pour une disponibilité optimale des services. OXILIA invite les utilisateurs à consulter les politiques de confidentialité de ces prestataires pour de plus amples informations sur les mesures de sécurité mises en place (Cf Article 6 : Destinataires des données).
À ce titre, OXILIA adopte les précautions, au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements, pour en préserver la sécurité et, notamment, empêcher que les données soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. Les personnes concernées sont tout de même informées que la société ne peut garantir et ne garantit pas la protection et la sécurité absolue des informations personnelles collectées.
Le présent article vise à clarifier les circonstances dans lesquelles des cookies peuvent être déposés sur les ordinateurs des Utilisateur du Site.
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Toutes questions, commentaires et demandes concernant cette politique de confidentialité ou toutes autres demandes seront bien reçues. Ils devront être adressés par e-mail à rgpd@oxiliacare.fr ou par courrier postal au sis 8 avenue des acacias, 30400 Villeneuve-lès-Avignon.
La présente politique de confidentialité est consultable à tout moment sur le site web. La société se réserve le droit de la modifier afin de garantir sa conformité dans le temps au regard de l’évolution de son activité ou de la réglementation.
En cas de modification substantielle de cette politique, les personnes concernées en seront informés.
La dernière mise à jour de la présente politique a eu lieu le 20/10/2024.
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